開(kāi)會(huì )-時(shí)間的盜竊者

這是一個(gè)組織中不可回避的話(huà)題，也是一個(gè)特別容易引起爭議的話(huà)題-如何高效地開(kāi)會(huì )？

談到高效開(kāi)會(huì )，社群學(xué)員分享了一個(gè)網(wǎng)絡(luò )段子：

“會(huì )前沒(méi)準備，開(kāi)會(huì )活受罪；

會(huì )上少扯皮，有事奔主題；

一頓開(kāi)會(huì )猛如虎，沒(méi)有跟進(jìn)也吃土；

準點(diǎn)來(lái)也準點(diǎn)走，時(shí)間觀(guān)念人人有；

帶著(zhù)思考關(guān)上電腦，集中精力高效探討；

一頁(yè)紙寫(xiě)清不開(kāi)會(huì )，郵件能說(shuō)明不開(kāi)會(huì )；

會(huì )可開(kāi)可不開(kāi)就不開(kāi)，人可去可不去就不去?！?/p>

這個(gè)段子有點(diǎn)意思……

曾經(jīng)有人做過(guò)一個(gè)研究，估算每個(gè)職場(chǎng)人一生會(huì )花多長(cháng)時(shí)間在開(kāi)會(huì )上？

答案可能會(huì )讓你大跌眼鏡：不低于6000個(gè)小時(shí)。

把1年算作50個(gè)周，假設工作前10年，每周開(kāi)1次會(huì )，每次開(kāi)1小時(shí)；

工作第10年到第20年，每周開(kāi)2次會(huì )，每次開(kāi)2小時(shí)；

第20年到第30年，進(jìn)入決策層之后，每周開(kāi)3次會(huì )，每次開(kāi)2.5個(gè)小時(shí)，那么在30年的職場(chǎng)生涯里，我們開(kāi)會(huì )的時(shí)間是，6250個(gè)小時(shí)

開(kāi)會(huì )-該留還是該舍？

花在會(huì )上的時(shí)間如此之長(cháng)，是不是意味著(zhù)我們應該放棄開(kāi)會(huì )這種溝通方式呢？

當然不是！

是否需要開(kāi)會(huì )取決于一個(gè)非常重要的因素-開(kāi)會(huì )的目的！

開(kāi)會(huì )的目的細化起來(lái)很多，簡(jiǎn)單來(lái)分大概兩類(lèi)：

關(guān)于業(yè)務(wù)的會(huì )： 業(yè)務(wù)的會(huì )根據要解決的問(wèn)題的復雜程度，所牽涉人員的理解能力，團隊彼此之間的信任程度等因素，可以選擇開(kāi)，也可以選擇不開(kāi)

關(guān)于組織和 人的會(huì )：組織和人的會(huì )，毫無(wú)異議，必須要開(kāi)。 在【業(yè)務(wù)的會(huì )】中根據開(kāi)會(huì )要解決的具體問(wèn)題，又可以分為：

第一：信息共享和同頻類(lèi)的會(huì )議

對于此類(lèi)會(huì )議，如果公司有高效的信息共享平臺，且大家有好的習慣及時(shí)關(guān)注平臺信息，此類(lèi)會(huì )可以少開(kāi)；

第二：目標對齊，問(wèn)題解決類(lèi)的會(huì )議

此類(lèi)會(huì )議需要集思廣益，分析問(wèn)題出現的原因，然后解決問(wèn)題，此類(lèi)會(huì )議建議開(kāi)。

對于是否需要開(kāi)會(huì )，簡(jiǎn)單總結一句話(huà)吧——只要不是簡(jiǎn)單的信息共享和節奏同頻類(lèi)的會(huì )議，都有開(kāi)的必要！

為什么呢？

因為開(kāi)會(huì )不僅僅是為了解決某個(gè)問(wèn)題大家聚在一起的一種職場(chǎng)行為和工作方式，更是借事修人，借假修真的一個(gè)道場(chǎng)。

展開(kāi)全文

高效的會(huì )議如何開(kāi)？

曾看過(guò)許林芳老師在公眾平臺分享的馬老師開(kāi)會(huì )的案例：

開(kāi)會(huì )前：

把需要解決和探討的議題提前告知每一個(gè)參會(huì )人員，要求大家提前思考并把思考的內容提前發(fā)出，屆時(shí)，要求大家帶著(zhù)解決方案參會(huì )。

開(kāi)會(huì )中：

會(huì )議時(shí)間嚴格限制在1小時(shí)之內！

為了提高會(huì )議效率，可以提前了解的背景信息不會(huì )在會(huì )上被重復提及，而是直奔主題。

與會(huì )人員的發(fā)言需要遵循“33”開(kāi)會(huì )原則：

第一個(gè)3：每個(gè)人的發(fā)言不超過(guò)3分鐘；

第二個(gè)3：用3句話(huà)講清楚自己的觀(guān)點(diǎn)；

關(guān)于“每個(gè)人的發(fā)言不超過(guò)3分鐘”

每個(gè)人在短時(shí)間內（不超過(guò)3分鐘）講清楚自己對議題的思考和自己的解決方案。

有人說(shuō)，三分鐘，時(shí)間不夠，講不清楚啊。

馬老師說(shuō)：“你說(shuō)不清楚，不是因為你口才不好，而是因為你沒(méi)有想清楚，沒(méi)有想清楚，肯定以后也做不清楚”。

相信沒(méi)有誰(shuí)希望給老板留下一個(gè)“想不清楚，做不明白”的印象，這樣的期待和要求會(huì )驅動(dòng)每一個(gè)參會(huì )者在會(huì )前做很多分析和深度思考。

每個(gè)人為了在3分鐘內清楚表達自己的觀(guān)點(diǎn)，需要不斷訓練自己結構化思維和表達能力。

關(guān)于“每個(gè)人用3句話(huà)講清楚自己的觀(guān)點(diǎn)”

長(cháng)話(huà)短說(shuō)是一種能力，如何將很多信息進(jìn)行提煉總結，并最終以第一、第二、第三的形式展現出來(lái)，這需要刻意練習。

馬老師對參會(huì )者的這種期待驅動(dòng)著(zhù)每個(gè)人都需要努力提升自己總結概括能力。

在開(kāi)會(huì )的過(guò)程中，對于參會(huì )者的行為提出了清晰的期待和要求，最終借助于開(kāi)會(huì )這個(gè)道場(chǎng)提升了參會(huì )者的個(gè)人認知、邏輯思維和表達能力。

關(guān)于開(kāi)會(huì )過(guò)程中的引導和賦能

借事修人還不僅僅如此，在整個(gè)開(kāi)會(huì )的過(guò)程中，馬老師會(huì )認真傾聽(tīng)大家的發(fā)言，不輕易發(fā)表觀(guān)點(diǎn)：

當發(fā)言人太過(guò)樂(lè )觀(guān)的時(shí)候，馬老師不會(huì )直接評論你，而是嘗試引發(fā)你對潛在風(fēng)險的思考-“在某某方面會(huì )不會(huì )有潛在的危機？”“如果發(fā)生了這樣的事情，我們要如何處理呢？”，善意提醒，讓你自己認識到問(wèn)題所在；

但是當你過(guò)于悲觀(guān)的時(shí)候，馬老師會(huì )提示和引導你思考還有沒(méi)有其他的機會(huì )，是不是某某方面是利好的呢？

讓樂(lè )觀(guān)者保持客觀(guān)，讓悲觀(guān)者看到希望，這就是賦能。

關(guān)于會(huì )議中的“提問(wèn)”

會(huì )議中，隨時(shí)提問(wèn)：

對于A(yíng)的觀(guān)點(diǎn)，你怎么看呢？

對于B的觀(guān)點(diǎn)，你是如何思考的呢？

相信大家都有上學(xué)時(shí)候擔心被老師提問(wèn)的經(jīng)歷！

“提問(wèn)”最大的價(jià)值在于引起每個(gè)與會(huì )者的關(guān)注，誰(shuí)也不敢思想開(kāi)小差，注意力會(huì )更加集中。

關(guān)于會(huì )議結果和決策

最后，與會(huì )人員自己總結開(kāi)會(huì )達成的目標，定出行動(dòng)計劃，這種做法讓參會(huì )者有了ownership的感覺(jué)，保證了開(kāi)會(huì )決議的后續執行到位。

你看，如此設計的會(huì )議形式，既解決的事，又在解決事的過(guò)程中鍛煉了人，提升了人的認知能力、表達能力、總結和概括能力。

從這個(gè)視角來(lái)看，每次開(kāi)會(huì )都是一次管理者能力提升的機會(huì )，更是一次彼此看見(jiàn)，互建鏈接的機會(huì )。

以“培訓”的心態(tài)對待開(kāi)會(huì )，每次開(kāi)會(huì )都有價(jià)值和意義；

以“走過(guò)場(chǎng)，形式主義”的心態(tài)開(kāi)會(huì )，每次開(kāi)會(huì )都是資源的浪費。

以培訓的心態(tài)開(kāi)會(huì )，就需要主理人具備培養人的能力，既能傾聽(tīng)，引導，判斷，又可控場(chǎng)，賦能和指導。

CEO既是首席執行官，也是首席教育官！

關(guān)于會(huì )議中的明線(xiàn)和暗線(xiàn)

經(jīng)常有學(xué)員問(wèn)筆者，所謂搭場(chǎng)子中的明線(xiàn)和暗線(xiàn)，具體指的是什么？

就上面這個(gè)案例來(lái)說(shuō)，明線(xiàn)就是需要解決的那個(gè)議題，暗線(xiàn)就是解決問(wèn)題過(guò)程中提升的那些能力以及踐行的文化價(jià)值觀(guān)，比如，共創(chuàng )，尊重和高效。

寫(xiě)在最后的話(huà)

無(wú)論是開(kāi)會(huì )，還是日清機制，還是績(jì)效管理，這些最后可以落地執行的都是管理的“術(shù)”，是管理的技能和工具。技能和工具本身沒(méi)有好壞之分，關(guān)鍵在于用什么樣的理念指導技能和工具的使用。

用積極正向的初心使用各種工具，工具將為你所用，發(fā)揮最大的價(jià)值；用戰戰兢兢，人性本惡的初心使用各種工具，工具便是一把利器，組織和員工都不滿(mǎn)意！

愿您少開(kāi)會(huì )，開(kāi)好會(huì )！

AUTHOR

作者 / 美遇竹輝

來(lái)源 / 美遇竹輝

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